Поширені запитання-відповіді щодо проведення пошуку за документами архівів
1. Куди звертатись по довідку про підтвердження стажу роботи та розміру заробітної плати в установі (підприємстві), що існує?
Відомості про стаж роботи та зарплату зберігаються в документах з кадрових питань (наказах з особового складу, особових рахунках, відомостях по нарахуванню заробітної плати, тощо) в архіві установи, підприємства, організації упродовж 75 років.
- Куди звертатись по довідку про підтвердження робочого стажу та розмір заробітної плати в ліквідованій установі (підприємстві)?
Документи з особового складу ліквідованої установи можуть зберігаються в архіві організації-правонаступниці, або вищої установи відповідної галузі, або в архівному відділі районної державної адміністрації, (міської ради) або в трудовому архіві за колишнім місцем знаходженням організації (підприємства).
Архівні довідки про підтвердження трудового стажу оформлюються лише за той період роботи, відомості про який є в документах архіву.
Довідкова інформація щодо наявних фондів ліквідованих установ, (підприємств), які перебувають на зберіганні в архівному відділі виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області міститься на сайті в рубриці «Відомості про фонди документів з особового складу ліквідованих установ, підприємств, організацій, які зберігаються в архівному відділі виконкому Горішньоплавнівської міської ради станом на 01.01.2024 р.» (http://www.hp-rada.gov.ua/page,2,archive_services.html).
3. Куди звертатись для отримання інформації щодо обласного, міських та районних комітетів компартії й комсомолу України?
Документи обласного, міських та районних комітетів компартії й комсомолу України, (документи містять інформацію про заробіток та трудовий стаж членів КПРС та ВЛКСМ) зберігаються в корпусі № 2 Державного архіву Полтавської області, за адресою: вул. Зигіна, 1-А, м. Полтава (https://poltava.archives.gov.ua/kontakty; https://poltava.archives.gov.ua/zvernennya-hromadyan/derzhavnyi-arkhiv-konsultuie), тел.: (0532) 60-93-80 столи довідок. Запити на архівну інформацію приймаються поштою або на електронні адреси:
4. Куди звертатись у разі втрати документа про закінчення навчального закладу?
Довідки про навчання у вищих навчальних закладах, технікумах, школах видаються відповідними навчальними закладами. У разі ліквідації вищезгаданих закладів, що були на території міста, необхідно звернутися до міського відділу освіти або до Департаменту освіти і науки Полтавської обласної військової адміністрації за адресою: вул. Котляревського, 20/8, м. Полтава, 36000, тел.: 0532 56 51 07, e-mail:
5. У разі припинення юридичної особи, що не належить до джерел формування Національного архівного фонду, як отримати довідку архівної установи про прийняття документів, що відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню?
Частиною 14 ст. 17 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних, осіб-підприємців та громадських формувань» визначені документи, які подаються для державної реєстрації припинення юридичної особи в результаті її реорганізації після закінчення процедури припинення, але не раніше закінчення строку заявлення вимог кредиторами, зокрема подається довідка архівної установи про прийняття документів, що відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню, - у разі припинення юридичної особи в результаті поділу, злиття або приєднання.
Частина четверта статті 31 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII із змінами та доповненнями зазначає наступне: «у разі ліквідації або реорганізації державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій документи, що нагромадилися за час їх діяльності, передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) правонаступникам у порядку, встановленому Міністерством юстиції України, із збереженням відповідної форми власності на зазначені документи, а у випадках відсутності правонаступників - відповідним державним архівним установам або іншим місцевим архівним установам».
«Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, і організаціях», затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5, встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності і є обов’язковим для виконання всіма установами.
Відповідно до пункту 8 глави 3 розділу XV «Правил для державної реєстрації припинення юридичної особи» архівна установа , яка прийняла на зберігання архівні документи, що підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, з кадрових питань (особового складу), видає довідку про прийняття документів. У довідці зазначається найменування установи, кількість справ за описами справ, крайні дати, номер акта приймання-передавання документів.
Наказ Міністерства юстиції України від 14.03.2013 № 430/5 «Про затвердження Переліку видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду» призначений для використання всіма установами, підприємствами, організаціями, що не належать до джерел формування Національного архівного фонду при визначенні строків зберігання документів під час проведення їх експертизи цінності у зв’язку з ліквідацією організації. Цей Перелік має на меті забезпечення збереженості документів для їх подальшого використання при виконанні запитів соціально-правового характеру відповідно до вимог чинного законодавства.
Тобто, у разі надходження до декількох архівних установ (державної архівної установи, приватної архівної установи, трудовому архіву, правонаступнику, органу вищого рівня) кожна установа видає довідку про прийняття документів. Для державної реєстрації припинення юридичної особи довідку про прийняття документів, в якій зазначається дата і номер акта приймання-передавання документів, складає і видає правонаступник реорганізованої установи.
Враховуючи зазначене, для державної реєстрації припинення юридичної особи в результаті її реорганізації подається правонаступником довідка про прийняття документів, що відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню, а не довідка архівної установи, у якій зазначено місце зберігання архівних документів або довідка (лист) , в якій зазначається, що документи до архіву не надходили.
- Як віднайти інформацію про народження, одруження, смерть особи?
Відповідно до чинного законодавства книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги зберігаються у районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, метричних записів, включених до цих книг.
Лише після закінчення визначеного строку книги передаються на постійне зберігання до державних архівів відповідних областей.
Таким чином, для пошуку відомостей про народження (одруження, смерть) особи необхідно звернутися до відповідного РАЦСу або до територіального управління юстиції у відповідній області. У разі, якщо від часу складання актового (метричного) запису минуло понад 75 років – до державного архіву відповідної області.
7. Як підтвердити участь особи у ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС?
Довідки на запити про підтвердження участі у ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС надаються за документами відповідних місцевих державних архівних установ України. Якщо особа була командирована підприємством (установою, організацією) – слід звернутися до цієї установи, її правонаступника або установи вищого рівня. У разі, якщо особа направлялася на ліквідацію аварії на Чорнобильській АЕС військової частиною, радимо звернутися до Галузевого державного архіву Міністерства оборони України
До архівної довідки про участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС включаються відомості про військову частину, в складі якої фізична особа брала участь у ліквідації аварії, населений пункт чи об’єкт, де особою проводились роботи по ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, період (періоди) роботи або проживання на цих територіях, інші наявні в документах відомості.
Для отримання консультації щодо можливого місця зберігання документів заявник може звернутися до державного архіву відповідної області.
- Як отримати інформацію про військову службу?
Архівні довідки про військову службу, спеціальну військову освіту, отриману у військових навчальних закладах, роботу у військових частинах оформлюються Галузевим державним архівом Міністерства оборони України та територіальними архівними відділами Галузевого державного архіву Міністерства оборони України.
9. Як витребувати документи із закордонних архівних установ?
Відповідно до пункту 1 розділу ІІ Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, затвердженої спільним наказом Мін’юсту та МЗС від 21.09.2015 № 1786/5/272, зареєстрованим у Мін’юсті 21.09.2015 за № 1117/27562, витребування документів з-за кордону громадянами України, іноземцями, особами без громадянства, які перебувають на території України, здійснюється через Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України або через представництва Міністерства закордонних справ України на території України, в іншому випадку громадянин безпосередньо звертається до архівних установ іноземних держав.
- Як віднайти інформацію про перебіг життя та уточнення біографічних фактів родича (родичів)?
З питання пошуку генеалогічних відомостей про членів родини необхідно звернутися до державного архіву відповідної області за місцем їх народження та проживання.
У заяві обов’язково необхідно зазначити місце їх народження та проживання (населений пункт, волость, повіт, губернія), хоча б приблизні роки народження (одруження, смерті), віросповідання (православний, католик, іудей, лютеранин і т.ін.), стан або рід занять (дворянин, селянин, купець, міщанин і т.ін.).
Нормативна база:
1. Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII
2. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181(зі змінами)
3. Спільний наказ Міністерства юстиції та Міністерства закордонних справ України «Про затвердження Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства» від 21.09.2015 р. № 1786/5/272
4. Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 14.03.2013 № 430/5
5. Наказ Міністерства юстиції України від 19.11.2013 № 2438/5 Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам
Нормативнi документи
Центр надання адміністративних послуг
Персональний кабінет
Послуги архівного відділу
Бюджет міської ТГ
Стратегія розвитку міста
Фотосюжети
Енергозбереження та енергоефективність в житловій сфері