1. Загальні положення

1.1. Архівний відділ виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області (далі по тексту – архівний відділ) утворюється за рішенням міської ради для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення,  архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб,  і управління архівною справою та діловодством на території Горішньоплавнівської міської об’єднаної територіальної громади.

1.2. Архівний відділ підзвітний і підконтрольний міській раді, підпорядкований її виконавчому комітету, міському голові, керуючому справами, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства також підконтрольний Державному архіву Полтавської області та Державній архівній службі.

1.3. У своїй діяльності архівний відділ керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції, Державної архівної служби, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та Положенням про архівний відділ.

З питань організації та методики ведення архівної справи архівний відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби, Державного архіву Полтавської області. 

1.4. Архівний відділ керується політикою виконкому у сфері якості, вимогами відповідних методик процесів Системи управління якістю згідно зі стандартом ДСТУ ISO 9001:2009. Архівний відділ бере участь у реалізації процесу Системи управління якістю «Видача архівних довідок» МЗП-01.

1.5. Архівний відділ є структурним підрозділом виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області.

1.6. Фінансування архівного відділу здійснюється за рахунок коштів міського бюджету.

2. Завдання відділу

2. 1. Основними завданнями архівного відділу є:

1) здійснення управління архівною справою і діловодством на території Горішньоплавнівської міської об’єднаної територіальної громади;

2) координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі – юридичні особи), з питань архівної справи і діловодства;

3) внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

4) здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

5) здійснення приймання від підприємств, установ і організацій, що припинили свою діяльність та не мають правонаступників, документів з кадрових питань (особового складу), документів фінансово-господарської діяльності та інших документів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися; забезпечення централізованого тимчасового зберігання даних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що містяться в них.

2.2. Архівний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1) складає, і за погодженням з Державним архівом Полтавської області подає для затвердження в установленому порядку проєкти міських програм, планів розвитку архівної справи, забезпечує їх виконання;

2) забезпечує зберігання, облік і охорону:

- документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих архівному відділу органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території об’єднаної громади;

- документів особового походження;

- друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

- облікових документів і довідкового апарату до них;

- документів з кадрових питань (особового складу), документів фінансово-господарської діяльності та інших документів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися, та інших документів, переданих в установленому порядку на тимчасове зберігання від підприємств, установ і організацій, що припинили свою діяльність; 

3) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього;

4) проводить в установленому порядку, облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території Горішньоплавнівської міської об’єднаної територіальної громади, незалежно від форми власності та підпорядкування;

5) інформує Державний архів Полтавської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

6) веде облік юридичних і фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, на підставі затверджених списків;

7) подає на затвердження Державному архіву Полтавської області  списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

8) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності (об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій), з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів; 

9) веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації на території Горішньоплавнівської міської об’єднаної територіальної громади, подає належні відомості про ці документи Державному архіву Полтавської області;

10) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду та документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств, що зберігаються в архівному відділі;

11) видає архівні довідки, копії документів, витяги, та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї;

12) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими експертною комісією архівного відділу, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, що ліквідуються без визначення правонаступника;

13) забезпечує відповідно до умов, визначених Укрдержархівом, тимчасове зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб- підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на території Горішньоплавнівської міської об’єднаної територіальної громади;

14) інформує органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі, публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи, а також виконує інші функції, спрямовані на використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду;

15) здійснює розгляд звернень та прийом громадян з питань, що належать до компетенції архівного відділу;

16)  вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;

17) здійснює інші повноваження, покладені на відділ, відповідно до чинного законодавства.

3. Права відділу

3.1. Архівний відділ має право:

1) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

2) отримувати в установленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

3) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

4) порушувати в установленому порядку питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

5) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом.

3.2. Архівний відділ при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форми власності.

3.3. Архівний відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

3.4.1. Начальник архівного відділу:

1) організовує діяльність архівного відділу, персонально відповідає за виконання покладених на архівний відділ завдань;

2) розподіляє завдання між працівниками архівного відділу, контролює їх виконання;

3) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;

4) проводить прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції архівного відділу;

5) представляє архівний відділ з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю.

3.4.2. Начальник архівного відділу здійснює інші повноваження відповідно до Положення про архівний відділ, а також завдань, покладених на нього рішеннями Горішньоплавнівської міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови.

3.4.3. Службові обов’язки працівників архівного відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.

3.5. Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання їх результатів на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Полтавської області, розгляду номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про експертні комісії, архівні підрозділи підприємств, установ і організацій, що входять до зони комплектування архівного відділу, а також описів справ ліквідованих підприємств, в архівному відділі створюється постійно діюча експертна комісія.

Положення та персональний склад експертної комісії затверджується розпорядженням міського голови за пропозицією начальника архівного відділу, на підставі Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року №1226/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за №1061/23593.

3.6. Архівний відділ не є юридичною особою, має печатку і штамп зі своїм найменуванням для завіряння архівних довідок, копій, витягів з архівних документів у випадках, передбачених законодавством.

4. Відповідальність відділу

4.1. Персональну відповідальність за роботу архівного відділу, процеси управління послугами відділу  та належне здійснення покладених на нього завдань і функцій несе начальник архівного відділу.

4.2. Працівники відділу несуть відповідальність за своєчасне та належне виконання обов’язків, передбачених цим Положенням і посадовими інструкціями у порядку, визначеному чинним законодавством.

Начальник відділу                                                                    Т. НАЛЬОТОВА

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради   

Кременчуцького району Полтавської області  за 2022 рік  

Станом на 01.01.2022 р. в архівному відділі виконкому Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області перебувають на зберіганні документи Національного архівного фонду про життєдіяльність міста за період з 1961 по 2022 роки: управлінської документації – 30 фондів, – з них особового походження – 3 фонди. 

Станом на 01.01.2022 р. в архіві на обліку перебувало 10654 справ управлінської документації, із них 1217 справ – періоду незалежності. 

Станом на 01.01.2023 р. в архіві на обліку перебуває 11122 справ управлінської документації, із них 1217 справ – періоду незалежності. 

Протягом 2022 р. оправлено, закартоновано і прийнято на постійне зберігання документи 3 фондів в кількості 468 од. зб. управлінської документації. 

Станом на 01.01.2022 р. в архівному відділі перебувало на обліку 10431 одиниць зберігання з особового складу ліквідованих підприємств, організацій та установ, а також документи тимчасового зберігання.  

Протягом 2022 р. згідно з актами приймання–передавання прийнято документи з особового складу ліквідованих підприємств, що діяли на територіях, які після адміністративно-територіальної реформи увійшли до складу Горішньоплавнівської міської територіальної громади (Келебердянська та Салівська громади) в кількості 579 справ.  

Також протягом 2022 р. архівним відділом виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області було прийнято документи довготривалого строку зберігання від 1 приватного підприємства у разі ліквідації, що не належать до джерел формування Національного архівного фонду відповідно до Наказу Міністерства юстиції України від 14.03.2013  № 430/5 «Про затвердження Переліку видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду» в кількості 31 од. зб. 

Станом на 01.01.2023 р. в архівному відділі перебуває на обліку 11041 одиниць зберігання з особового складу ліквідованих підприємств, організацій та установ. 

Інформація щодо наявних фондів, їх кількості постійно оновлюється та розміщується на офіційному сайті.  

На виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2020-2024 роки, у 2022 році було проведено перевіряння наявності та стану документів 1 фонду в кількості 232 од. зб. 

Необлікованих справ, а також таких, що знаходяться у розшуку та потребують дезінфекції, реставрації, оправлення, - не виявлено. 

Основні показники Плану розвитку архівної справи на 2022 рік виконані.  

Крім цього, протягом 2022 р. проведено 8 засідань експертної комісії архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області.  

На засіданнях ЕК архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області розглянуто та схвалено: 

-описів справ постійного зберігання на 468од. зб.;  

-описів справ з особового складу  -  на 230 од. зб.; 

-описів справ з особового складу підприємств, що ліквідувалися – на 31од. зб.;  

-актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, у кількості -1 акт на 887  справ;  

-номенклатур справ підприємств, установ і організацій – джерел комплектування архівного відділу – 3; 

-подання про виключення зі списку №1   – 1. 

На виконання Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», з метою забезпечення реалізації державної політики у галузі архівної справи та діловодства на території громади протягом року надавалась методична та практична допомога підрозділам і службам організації діловодства у підготовці положень про експертні комісії, інструкцій з діловодства, номенклатур справ тощо.

Працівниками архівного відділу надано 36 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів, а також юридичним і фізичним особам стосовно оформлення та ведення ділової документації.  

На виконання Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування»; Закону України «Про звернення громадян» протягом 2022 року надано 38 відповіді на соціально-правові запити.  

Громадянам, відповідно до заяв, надавались архівні довідки, завірені копії, архівні витяги з рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови щодо виділення земельних ділянок під індивідуальну забудову, надання дозволу на будівництво гаражів, затвердження актів про введення в експлуатацію будівель, перейменування вулиць, присвоєння поштової адреси та інші.  

За 2022 рік із Трудового архіву архівного відділу було надано 587 довідок про стаж роботи, ліквідацію підприємств, установ та організацій, про розмір заробітної плати для обчислення чи перерахунку пенсій, у тому числі 10 довідок про призначення пенсій на пільгових умовах. 

Архівні довідки про підтвердження трудового стажу, заробітної плати  оформлюються лише за той період роботи, відомості про який є в документах архіву. Архівна довідка про заробітну плату оформлюється на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів про нараховану та сплачену заробітну плату. Розмір заробітної плати в архівній довідці зазначається в грошових одиницях, що діяли в період, за який витребується інформація. Дані зазначаються окремо за кожен місяць конкретного року. Розрахунок середньомісячного та середньорічного заробітку архівом не проводиться. Архівний відділ видає довідки, що відповідають даним, наявним в архівних фондах. 

Протягом 2022 року також надавались консультації і роз’яснення громадянам щодо розшуку документів ліквідованих приватних підприємств, які не здавали документи на зберігання до архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області. 

Архівний відділ активно співпрацює із юридичним відділом, відділом державної реєстрації, представниками Головного управління Пенсійного фонду України у Полтавській області представниками Головного управління Пенсійного фонду України у Полтавській області. 

Так, у 2022 році працівниками Пенсійного фонду проведено звіряння щодо обґрунтованості видачі архівних довідок для обчислення пенсії 71 архівна довідка, відповідно видано у користування 605 справ. 

На офіційному сайті Горішньоплавнівської міської ради у рубриці «Послуги архівного відділу» зазначено службовий номер телефону архіву та адресу ел. пошти, куди громадяни можуть звертатися за консультацією, а також розміщено іншу актуальну інформацію: Положення про відділ, звіти про роботу відділу за 2014-2022  роки, перелік послуг архівного відділу, список установ – джерел формування НАФ, список ліквідованих підприємств, від яких надійшли документи на зберігання, зразки заповнення заявок від користувачів.  

Начальник відділу                                                         Ірина ПЛІНДОВА 

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету 

Горішньоплавнівської міської ради 

Кременчуцького району Полтавської області 

за 2021 рік

Станом на 01.01.2022 р. в архівному відділі виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області перебувають на зберіганні документи Національного архівного фонду про життєдіяльність міста за період з 1961 по 2018 роки: 

-управлінської документації – 29 фондів;

-особового походження – 3 фонди.

У 2021 році вперше прийнято на зберігання документи Управління соціального захисту населення  Горішноплавнівської міської ради Полтавської області за 2002-2018 роки у кількості 114 справ.

Станом на 01.01.2021 р. в архіві на обліку перебувало 10271 справа управлінської документації, з них 1103 справ – періоду незалежності. 

Станом на 01.12.2021 р. на обліку перебувало  10654 справ управлінської документації, із них 1217 справ – періоду незалежності.

В архівному відділі перебуває на обліку 10431 одиниць зберігання з особового складу ліквідованих підприємств, організацій та установ, а також документи тимчасового зберігання - Окружної виборчої комісії з виборів народних депутатів України одномандатного виборчого округу №150 за 2019 рік (112 справ тимчасового зберігання, 262 мішки з бюлетенями і 10 коробок зі списками виборців), Горішньоплавнівської міської територіальної виборчої комісії Кременчуцького району Полтавської області за 2020 рік (110 справ тимчасового зберігання, 100 мішків з бюлетенями і 25 пакетів зі списками виборців).

Основні показники Плану розвитку архівної справи на 2021 рік виконані. 

Протягом року оправлено, закартоновано і прийнято на зберігання документи фондів:

- №1 – Виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2017 рік  у кількості 144 од. зб.;

-№29 – Дмитрівської сільської ради міста Горішні Плавні Полтавської області за 2018-2020 роки у кількості 41 од. зб. ;

-№5 – Фінансового управління Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2014-2018 рр. у кількості 84 од. зб.;

-№47 – Управління соціального захисту населення  Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2002-2018 рр. у кількості 114 од. зб.

Всього за 2021 рік прийнято на постійне зберігання 383 од. зб. управлінської документації.

Крім того, у 2021 році до архівного відділу прийнято на зберігання документи Горішньоплавнівської міської територіальної виборчої комісії Кременчуцького району Полтавської області,  а саме:

11 справ з кадрових питань (особового складу);
110 справ тимчасового зберігання.
Від Трудового архіву Кобеляцької міської ради Полтавської області прийнято на зберігання документи таких ліквідованих підприємств і установ:

-Григоро-Бригадирівська сільська виборча комісія Кобеляцького району Полтавської області   за 2006, 2010, 2015 роки у кількості 7 справ;

-Товариство з обмеженою відповідальністю  «Прогрес» (с. Григоро-Бригадирівка) за 1944-2007 роки у кількості 758 справ;

-Фермерське господарство «Алмаз» (с. Григоро-Бригадирівка) за 2004-2005 роки у кількості 2 справи;

-Фермерське господарство «Світлана» (с. Григоро-Бригадирівка) за 2003-2005 роки у кількості 3 справи;

-Фермерське господарство «Андрієве» (с. Григоро-Бригадирівка) за 2010-2011 роки у кількості 1 справи;

-Фермерське господарство «Тахтаївське» (с. Солошине) за 2005-2016 роки у кількості 3 справи.

Відповідно до  Програми   здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2020-2024 роки,  у 2021 році  перевірено наявність та стан документів фонду №45 – Управління по інвестиціях та будівництву Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області. В наявності 341 од. зб. (документів з паперовою основою). 

Необлікованих справ, таких, що знаходяться у розшуку та потребують дезінфекції, реставрації, оправлення,  - не виявлено.  

Протягом 2021 року проведено 9 засідань експертної комісії архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області. 

На засіданнях ЕК архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області розглянуто та схвалено описів на управлінську документацію у кількості  517 од. зб. 

Так, схвалено:

-    описів справ постійного зберігання на 517 од. зб.; 

- перероблених описів погосподарських книг  Дмитрівської сільської ради міста Горішні Плавні Полтавської області  за 1980-2005 рр. – на 114 од. зб.;

- описів справ з нотаріальних дій – на 15 од. зб.;

-описів справ з особового складу  -  на 246 од. зб.;

-описів справ з особового складу підприємств, що ліквідувалися – 

на 774 од. зб.; 

-актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, у кількості 885  справ, 3600 карток; 

-номенклатур справ підприємств, установ і організацій – джерел комплектування архівного відділу –   4;

-номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій – 1;

-інструкції з діловодства - 3;

-подання про виключення зі списку №1 (Дмитрівська сільська рада міста Горішні Плавні Полтавської області) – 1.

Комплексні та контрольні перевірки щодо здійснення контролю за станом діловодства та архівної справи в юридичних особах – джерелах формування НАФ,  здійснювались відповідно в Управлінні соціального захисту населення Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області та Фінансовому управлінні Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області.

Працівниками архівного відділу надано 67 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів, а також юридичним і фізичним особам   стосовно оформлення та ведення ділової документації. 

Палітурником документів архівного відділу оправлено та підшито 144 од. зб. фонду №1 – Виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2017 рік.

Тематика соціально-правових запитів з документів НАФ, що переважала у поточному році: 

- стосовно надання архівних витягів із документів про виділення земельних ділянок, гаражів, погребів (з метою оформлення спадщини, приватизації, продажу тощо);

- стосовно найменування (перейменування) вулиць та провулків Комсомольська (з метою підтвердження адреси при оформленні дозвільних документів).

Громадянам, відповідно до заяв, надавались архівні довідки, завірені копії, архівні витяги з рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови щодо виділення земельних ділянок під індивідуальну забудову, надання дозволу на будівництво гаражів, затвердження актів про введення в експлуатацію будівель, перейменування вулиць, присвоєння поштової адреси та інші. 

  За 2021 рік із Трудового архіву архівного відділу було надано 870 довідок про стаж роботи, ліквідацію підприємств, установ та організацій, про розмір заробітної плати для обчислення чи перерахунку пенсій, у тому числі 27 довідок про призначення пенсій на пільгових умовах.

Протягом 2021 року надавались консультації і роз’яснення громадянам, допомога у розшуку документів ліквідованих приватних підприємств, які з різних причин не здали документи на зберігання до архівного відділу.   

Постійно поповнюється і оновлюється база даних щодо місцезнаходження документів з особового складу ліквідованих підприємств та організацій.

Архівний відділ активно співпрацює із юридичним відділом, відділом державної реєстрації, представниками Головного управління Пенсійного фонду України у Полтавській області.  

Так, у 2021 році проведено 25 звірянь щодо обґрунтованості  видачі архівних довідок для обчислення  пенсії, видано у користування працівникам Пенсійного фонду 322 справи.  

На офіційному сайті Горішньоплавнівської міської ради у рубриці «Послуги архівного відділу» вказано службовий номер телефону архіву та адресу ел. пошти, куди громадяни можуть звертатися за консультацією, а також розміщено іншу актуальну інформацію: Положення про відділ, звіти про роботу відділу за 2014-2021  роки, перелік послуг архівного відділу, список установ – джерел формування НАФ, список ліквідованих підприємств, від яких надійшли документи на зберігання, зразки заповнення заявок від користувачів та інше.

Начальник відділу                                                                Тетяна   НАЛЬОТОВА

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету 

Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області 

за 2020 рік

Станом на 01.01.2020 р. в архівному відділі виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області перебувають на зберіганні документи Національного архівного фонду про життєдіяльність міста за період з 1961 по 2017 роки: 

-управлінської документації – 28 фондів;

-особового походження – 3 фонди.

У 2020 році вперше прийнято на зберігання документи Управління архітектури і містобудування Горішноплавнівської міської ради Полтавської області за 1997-2017 роки у кількості 178 справ.

Станом на 01.01.2020 р. в архіві на обліку перебувало 9851 справа управлінської документації, з них 925 – періоду незалежності. 

Станом на 01.12.2020 р. на обліку перебувало 10271 справа управлінської документації, із них 1103 справ – періоду незалежності.

В архівному відділі перебуває на обліку 9646 одиниць зберігання з особового складу ліквідованих підприємств, організацій та установ, а також документи тимчасового зберігання - Окружної виборчої комісії з виборів народних депутатів України одномандатного виборчого округу №150 за 2019 рік (112 справ тимчасового зберігання, 262 мішки з бюлетенями і 10 коробок зі списками виборців), Горішньоплавнівської міської територіальної виборчої комісії Кременчуцького району Полтавської області за 2020 рік (100 мішків з бюлетенями і 25 пакетів зі списками виборців).

Основні показники Плану розвитку архівної справи на 2020 рік виконані. 

Протягом року оправлено, закартоновано і прийнято на зберігання документи фондів:

- №1 – Виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2016 рік  у кількості 151 од. зб.;

-№29 – Дмитрівської сільської ради міста Горішні Плавні Полтавської області за 2013-2017 рр. у кількості 91 од. зб. ;

-№46 – Управління архітектури і містобудування  Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 1997-2017 рр. у кількості 178 од. зб.

Всього за 2020 рік прийнято на постійне зберігання 420 од. зб. управлінської документації.

Відповідно до  Програми   здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2020-2024 роки,  у 2020 році  перевірено наявність та стан документів фонду №44 – Комсомольського відділення Української спілки в’язнів-жертв фашизму.

Необлікованих справ, таких, що знаходяться у розшуку та потребують дезінфекції, реставрації, оправлення,  - не виявлено.  

Протягом 2020 року проведено 11 засідань експертної комісії архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області. 

На засіданнях ЕК архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області розглянуто та схвалено описів на управлінську документацію у кількості  835 од. зб. 

Так, схвалено:

-    описів справ постійного зберігання на 835 од. зб.;

- перероблених описів постійного зберігання Комсомольського міського суду – 392 од. зб.;

описів справ з особового складу  на  236 од. зб.;

описів справ з особового складу підприємств, що ліквідувалися – 

на 92 од. зб.;

актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, у кількості 28019 справ, 229515 карток; 

номенклатур справ підприємств, установ і організацій – джерел комплектування архівного відділу –   7;

номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій – 3;

інструкції з діловодства - 4;

подання про виключення зі списку №1 (виборчі комісії) – 2.

В умовах адаптованого карантину комплексні, тематичні та контрольні перевірки щодо здійснення контролю за станом діловодства та архівної справи в юридичних особах – джерелах формування НАФ, не проводились.

Проведено 2 огляди забезпечення збереженості документів НАФ та стану діловодства – Управлінні архітектури і містобудування Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області та Виконавчому комітеті Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області.

Працівниками архівного відділу надано 80 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів, а також юридичним і фізичним особам   стосовно оформлення та ведення ділової документації. 

У 2020 році навчальні семінари  архівним відділом не проводились.

Працівники відділу з 15.04.2020 р. по 10.09.2020 р. пройшли курс підвищення кваліфікації за спеціальною короткостроковою програмою з питань реалізації Національної стратегії у сфері прав людини, запобігання торгівлі людьми, та виконали навчальну програму в обсязі 30 годин (1 кредит ЄКТС) й успішно склали тест.

Палітурником документів архівного відділу оправлено та підшито 151 од. зб. фонду №1 – Виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2016 рік.

За 2020 рік до архівного відділу надійшло 104 запити соціально-правового та майнового характеру, виконано 104 запити. 

Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році: 

- стосовно надання архівних витягів із документів про виділення земельних ділянок, гаражів, погребів (з метою оформлення спадщини, приватизації, продажу тощо);

- стосовно найменування (перейменування) вулиць та провулків Комсомольська (з метою підтвердження адреси при оформленні дозвільних документів).

Громадянам, відповідно до заяв, надавались архівні довідки, завірені копії, архівні витяги з рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови щодо виділення земельних ділянок під індивідуальну забудову, надання дозволу на будівництво гаражів, затвердження актів про введення в експлуатацію будівель, перейменування вулиць, присвоєння поштової адреси та інші. 

  За 2020 рік із Трудового архіву архівного відділу було надано 1076 довідок про стаж роботи, ліквідацію підприємств, установ та організацій, про розмір заробітної плати для обчислення чи перерахунку пенсій, у тому числі 42 довідки про призначення пенсій на пільгових умовах.

Протягом 2020 року надавались консультації і роз’яснення громадянам, допомога у розшуку документів ліквідованих приватних підприємств, які з різних причин не здали документи на зберігання до архівного відділу.  

Постійно поповнюється і оновлюється база даних щодо місцезнаходження документів з особового складу ліквідованих підприємств та організацій.

Архівний відділ активно співпрацює із юридичним відділом, Відділом державної реєстрації, представниками Головного управління Пенсійного фонду України Полтавської області у Горішніх Плавнях. 

Так, у 2020 році проведено 40 звірянь щодо обґрунтованості  видачі архівних довідок для обчислення  пенсії, видано у користування працівникам Пенсійного фонду 255 справ. 

У травні 2020 року начальником архівного відділу Нальотовою Т.М. був підготовлений виступ на радіо з повідомленням, куди звертатись громадянам за отриманням тієї чи іншої архівної довідки, і як правильно робити письмові та електронні запити до архіву в умовах адаптованого карантину.

На офіційному сайті Горішньоплавнівської міської ради у рубриці «Послуги архівного відділу» вказано службовий номер телефону архіву та адресу ел. пошти, куди громадяни можуть звертатися за консультацією, а також іншу актуальну інформацію: Положення про відділ, звіт про роботу відділу за   роки, перелік послуг архівного відділу, список установ – джерел формування НАФ, список ліквідованих підприємств, від яких надійшли документи на зберігання, зразки заповнення заявок від користувачів та інше.          

Начальник відділу  Тетяна   НАЛЬОТОВА

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2019 рік

Станом на 01.01.2020 р. в архівному відділі виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області перебувають на зберіганні документи Національного архівного фонду про життєдіяльність міста за період з 1961 по 2016 роки: 
-управлінської документації – 27 фондів;
-особового походження – 3 фонди.
Станом на 01.01.2019 р. в архіві на обліку перебувало 10120 справ управлінської документації, з них 584 – періоду незалежності. За 2019 рік на архівне зберігання прийнято 443  справи управлінської документації. Станом на 01.12.2019 р. на обліку перебувало 10563 справ управлінської документації, із них 584 справ – періоду незалежності.
Також в архівному відділі перебуває на обліку 9554 одиниці зберігання з особового складу ліквідованих підприємств, організацій та установ.
Основні показники Плану розвитку архівної справи на 2019 рік виконані. 
Протягом року оправлено, закартоновано і прийнято на зберігання документи фондів:
- №6 – Горішньоплавнівської міської лікарні за 2014-2018 рр. у кількості 92 од. зб.;
-№45 – Управління по інвестиціях та будівництву Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 1997-2016 рр. у кількості 341 справа.
За 2019 рік прийнято на постійне зберігання 443 од. зб. управлінської документації.
У 2019 році завершено роботу з виконання Програми   здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2009-2019 роки. Перевірено наявність та стан документів, про що складено відповідні акти; складено акти про технічні помилки в облікових документах, а також звірено комплектність описів справ.
Таким чином, План заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2009-2019 роки, виконано у повному обсязі. 
Необлікованих справ, таких, що знаходяться у розшуку та потребують дезінфекції, реставрації, оправлення,  - не виявлено.  
Протягом 2019 року проведено 12 засідань експертної комісії архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області. На них розглянуто і схвалено описів на управлінську документацію у кількості 1179 од. зб. (із них – описів справ постійного зберігання управлінської документації - на 443 од. зб., перероблених описів постійного зберігання Комсомольського міського суду - на 711 од. зб., які схвалено на засіданнях ЕПК Державного архіву Полтавської області); описів справ з особового складу підприємств, що ліквідувалися – на 866 од. зб.; актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 6066 од. зб. (5832 позицій);  5 номенклатур справ, 1 інструкція з діловодства, 1  Положення про ЕК, 1 Положення про архівний підрозділ. 
На засіданні ЕПК Державного архіву Полтавської області №9 від 25.06.2019 погоджено акти №№1,2 про вилучення для знищення документів тимчасового зберігання, не внесених до НАФ, Окружної виборчої комісії одномандатного виборчого округу №150 з виборів народних депутатів України  до Верховної Ради України від 26  жовтня 2014 року (у кількості 269 боксів та 207 справ). 
Відповідно до плану роботи відділу проведено:
-комплексних перевірянь – 1; тематичних – 2, контрольних - 1. 
Працівниками архівного відділу надано 117 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів, а також юридичним і фізичним особам   стосовно оформлення та ведення ділової документації. 
Начальником архівного відділу виконкому Нальотовою Т.М. у лютому 2019 року проведено навчальний семінар для представників діловодних служб та відповідальних за архівну справу з питань складення номенклатури справ. 
Працівники архівного відділу брали участь: 

у роботі сесій Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області;

у засіданнях апаратних нарад при міському голові;

у засіданнях колегій Державного архіву Полтавської області  (м. Полтава); 

у засіданнях комісії з питань найменування (перейменування) об’єктів внутрішньоміського середовища, увічнення подій та пам’яті видатних діячів у м. Горішні Плавні.

На виконання доручення міського голови, у 2019 році тривала робота щодо прийняття на зберігання  документів ліквідованого підприємства ДП «Комсомольськстальмонтаж» ЗАТ «НДВП Криворіжстальконструкція» 
(КСУ-40). 
У березні 2019 року документи з кадрових питань (особового складу) цього підприємства у кількості 298 справ були прийняті на зберігання до архівного відділу. 
За 2019 рік до архівного відділу надійшло 193 запити соціально-правового та майнового характеру, виконано 193 запити. Із позитивним результатом виконано 189. На 4 запити надана відповідь про відсутність документів в архіві.
Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році: 
- стосовно надання архівних витягів із документів про виділення земельних ділянок, гаражів, погребів (з метою оформлення спадщини, приватизації, продажу тощо);
- стосовно найменування (перейменування) вулиць та провулків Комсомольська (з метою підтвердження адреси при оформленні дозвільних документів).
Громадянам, відповідно до заяв, надавались архівні довідки, завірені копії, архівні витяги з рішень Комсомольської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови щодо виділення земельних ділянок під індивідуальну забудову, надання дозволу на будівництво гаражів, затвердження актів про введення в експлуатацію будівель, перейменування вулиць, присвоєння поштової адреси та інші. 
  За 2019 рік із Трудового архіву архівного відділу було надано 1456 (!!!) довідок про стаж роботи, ліквідацію підприємств, установ та організацій, про розмір заробітної плати для обчислення чи перерахунку пенсій, у тому числі 28 довідок про призначення пенсій на пільгових умовах.
Протягом 2019 року надавались консультації і роз’яснення громадянам, допомога у розшуку документів ліквідованих приватних підприємств, які з різних причин не здали документи на зберігання до архівного відділу.   
Постійно поповнюється і оновлюється база даних щодо місцезнаходження документів з особового складу ліквідованих підприємств та організацій.
Архівний відділ активно співпрацює із юридичним відділом, Відділом державної реєстрації, Кременчуцьким об’єднаним управлінням Пенсійного фонду України Полтавської області. Так, у 2019 році проведено 44 звіряння щодо обґрунтованості  видачі архівних довідок для обчислення  пенсії, видано у користування працівникам Пенсійного фонду 459 справ. 
У 2019 році начальником архівного відділу Нальотовою Т.М. був підготовлений виступ на радіо до Дня працівників архівних установ (24.12.2019).
На офіційному сайті Горішньоплавнівської міської ради розміщено інформацію для громадян про графік роботи архівного відділу, звіт про роботу за попередні  роки, перелік послуг архівного відділу, список ліквідованих організацій, від яких надійшли документи на зберігання, зразки заповнення заявок користувача та інша інформація з актуальних питань.
З метою   зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу, у грудні 2019 року у новостворених  архівосховищах №№4,5 встановлено автоматичну сигналізацію пожежогасіння, придбано 50 архівних коробок.

Начальник архівного відділу  Т.М. Нальотова

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2018 рік

Станом на 01.01.2019 р. в архівному відділі виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області перебувають на зберіганні документи Національного архівного фонду про життєдіяльність міста за період з 1961 по 2015 роки: 

-управлінської документації – 26 фондів;

-особового походження – 3 фонди.

Станом на 01.01.2018 р. в архіві на обліку перебувало 9840 справ управлінської документації, з них 526 – періоду незалежності. За 2018 рік на архівне зберігання прийнято 280 справ, з них 58 справ – періоду незалежності (Управління охорони здоров’я Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області). Станом на 01.12.2018 р. на обліку перебувало 10120 справ управлінської документації, із них 584 справи – періоду незалежності.

Також в архівному відділі перебуває на обліку 8623 одиниці зберігання з особового складу ліквідованих підприємств, організацій та установ.

Основні показники Плану розвитку архівної справи на 2018 рік виконані. 

Протягом року оправлено,   підшито і закартоновано документи фонду №1 – виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області за 2015 рік у кількості 157 од. зб. 

У 2018 році на постійне зберігання прийнято документи 3 фондів:

- фонду №1 – Виконавчий комітет Комсомольської міської ради Полтавської області (2015 рік);

-фонду №4 – Відділ освіти Комсомольської міської ради Полтавської області (2011-2015 н.р.); 

- фонду №38 – Управління охорони здоров’я Комсомольської міської ради Полтавської області (2011-2015 рр.)

У 2018 році перевірялася наявність справ та їх фізичний стан таких фондів: 

-№38 - Управління охорони здоров’я Комсомольської міської ради Полтавської області;

- №29 – Дмитрівської сільської ради;

- №4 – Відділу освіти Комсомольської міської ради Полтавської області.  

За 2018 рік прийнято на постійне зберігання 280 од. зб. управлінської документації.

Протягом звітного періоду проведено 10 засідань експертної комісії архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області. На них розглянуто і схвалено описів на управлінську документацію у кількості 722 од. зб. (із них – описів справ постійного зберігання управлінської документації - на 280 од. зб., перероблених описів постійного зберігання Комсомольського міського суду - на 370 од. зб., які схвалено на засіданнях ЕПК Державного архіву Полтавської області); описів справ з особового складу підприємств, що ліквідувалися – на 196 од. зб.; актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 10434 од. зб. (4 386 позицій);  7 номенклатур справ, 1 інструкція з діловодства, схвалено  подання начальника архівного відділу до Державного архіву Полтавської області щодо виключення зі списку №1 – джерел формування НАФ – Комсомольського політехнічного коледжу ім. М.В. Остроградського. На засіданні ЕПК Державного архіву Полтавської області №9 від 26.07.2018 схвалено списки №№1,2,3 юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають (і які не передають) документи до архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області; на засіданні ЕПК Державного архіву Полтавської області №5 від 26.04.2018 погоджено акт №1 про вилучення для знищення документів тимчасового зберігання, не внесених до НАФ, Окружної виборчої комісії виборчого округу №150 з виборів народних депутатів України  у 2012 році (у кількості 123 бокси). 

Відповідно до плану роботи проведено:

-комплексних перевірянь – 1; тематичних – 3, контрольних - 2. 

Працівниками архівного відділу надано 168 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів, а також юридичним і фізичним особам  стосовно оформлення та ведення ділової документації. 

Працівники архівного відділу брали участь:

у роботі сесій Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області;

у засіданнях апаратних нарад при міському голові;

у засіданнях колегій Державного архіву Полтавської області  (м. Полтава); 

у засіданнях комісії з питань найменування (перейменування) об’єктів внутрішньоміського середовища, увічнення подій та пам’яті видатних діячів у м. Горішні Плавні;

у засіданнях Комітету забезпечення доступності  людей з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до об’єктів соціальної та інженерно-транспортної інфраструктури.

На виконання доручення міського голови, протягом 2018 року працівниками архівного відділу була проведена робота щодо пошуку, виявлення та укладення договору на упорядкування документів ліквідованого підприємства ДП «Комсомольськстальмонтаж» ЗАТ «НДВП Криворіжстальконструкція» (КСУ-40). Планується прийняти на зберігання документи з особового складу цього  підприємства від ліквідатора у 2019 році. 

За 2018 рік до архівного відділу надійшло 276 запитів соціально-правового та майнового характеру, виконано 276 запитів. З позитивним результатом виконано 264. На 12 запитів надана відповідь про відсутність документів в архіві. 

Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році: 

- стосовно надання архівних витягів із документів про виділення земельних ділянок, гаражів, погребів (з метою оформлення спадщини, приватизації, продажу тощо);

- стосовно найменування (перейменування) вулиць та провулків Комсомольська (з метою підтвердження адреси при оформленні дозвільних документів).

Громадянам, відповідно до заяв, надавались архівні довідки, завірені копії, архівні витяги з рішень Комсомольської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови щодо виділення земельних ділянок під індивідуальну забудову, надання дозволу на будівництво гаражів, затвердження актів про введення в експлуатацію будівель, перейменування вулиць, присвоєння поштової адреси та інші. 

За 2018 рік із Трудового архіву архівного відділу було надано 728 довідок про стаж роботи, ліквідацію підприємств, установ та організацій, про розмір заробітної плати для обчислення чи перерахунку пенсій, у тому числі 7 довідок про призначення пенсій на пільгових умовах.

Протягом 2018 року надавались консультації і роз’яснення громадянам, допомога у розшуку документів ліквідованих приватних підприємств, які з різних причин не здали документи на зберігання до архівного відділу.   

Постійно поповнюється і оновлюється база даних щодо місцезнаходження документів з особового складу ліквідованих підприємств та організацій.

Архівний відділ активно співпрацює із юридичним відділом, Відділом державної реєстрації, Кременчуцьким об’єднаним управлінням Пенсійного фонду України Полтавської області. Так, у 2018 році проведено 38 звірок щодо обґрунтованості  видачі архівних довідок для обчислення  пенсії, видано у користування працівникам Пенсійного фонду 438 од. зб.  

У 2018 році головним спеціалістом архівного відділу Пліндовою І.В. був підготовлений виступ на радіо до 80-х роковин Великого терору – масових політичних репресій у 1937-1938 років; опубліковано статтю начальника архівного відділу Нальотової Т.М. у громадсько-політичному тижневику «Громадська думка» (№47 (1475 за 21 листопада 2018 р.) до 85-х роковин Голодомору 1932-1933 років в Україні.

На офіційному сайті Горішньоплавнівської міської ради розміщено інформацію для громадян про графік роботи архівного відділу, звіт про роботу за попередні  роки, перелік послуг архівного відділу, список ліквідованих організацій, від яких надійшли документи на зберігання, зразки заповнення заявок користувача та інша інформація з актуальних питань.

З метою   зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу, протягом 2018 року в архівосховищі №1 відбулась заміна стелажного обладнання на нове. Через це місткість даного сховища зросла з 15 000 од. зб. до 20 000 од. зб.;  загальна протяжність стелажного обладнання зросла зі 160 пог. м. до 181 пог. м.; змінилась ступінь заповнення стелажного обладнання (із 73% до 65% відповідно). Також в архівосховищі №1 замінено освітлення на нове (встановлено LED-лампи). 

З метою раціонального використання існуючої площі та оптимального розміщення документів, працівниками архівного відділу у звітному році здійснено переміщення 44 фондів НАФ в архівосховищі №1, заведено нові пофондові і топографічні покажчики. 

Начальник архівного відділу  Т.М. Нальотова

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2017 рік

Станом на 01.01.2018 р. в архівному відділі виконкому Горішньоплавнівської міської ради перебувають на зберіганні документи Національного архівного фонду про життєдіяльність міста за період з 1960 по 2014 роки:

управлінської документації – 24 фонди;
особового походження – 2 фонди.
Станом на 01.01.2017 р. в архіві на обліку перебувало 9422 справи управлінської документації, з них 441 – періоду незалежності. За 2017 рік на архівне зберігання прийнято 621 справу, з них 85 справ – періоду незалежності (Відділ Держгеокадастру в м. Комсомольську та Управління ветеринарної медицини в м. Комсомольську). Станом на 01.12.2017 р. на обліку перебувало 10044 справи управлінської документації, із них 526 справ – періоду незалежності.

Також в архівному відділі перебуває на обліку 8377 одиниць зберігання з особового складу ліквідованих підприємств, організацій та установ.

Основні показники Плану розвитку архівної справи на 2017 рік виконані.

Протягом року оправлено,   підшито і закартоновано документи фонду №1 – виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області за 2014 рік у кількості 131 од. зб.

У 2017 році на постійне зберігання прийнято документи 6 фондів:

фонд №1 – Виконавчий комітет Комсомольської міської ради Полтавської області (2014 рік);
фонд №43 – відділ Держгеокадастру в м. Комсомольську;
фонд №27 – професійний будівельний ліцей м. Комсомольська Департаменту освіти і науки Полтаської обласної державної адміністрації;
фонд №39 – Управління ветеринарної медицини в м. Комсомольську;
фонд №21 – Відділ культури, спорту і туризму Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області;
фонд №6 – Горішньоплавнівська міська лікарня.

У 2017 році перевірялася наявність справ та їх фізичний стан таких фондів:

№2 – Народний контроль;
№3 – Планова комісія;
№15 – Відділ статистики у м. Комсомольську Головного управління статистики у Полтавській області;
№33- Колекція документів «З історії міста Комсомольська»;
№34 – Комітет товариства радянсько-чехословацької дружби;
№35- Колекція документів «Учасники Великої Вітчизняної війни»;
№38- Управління охорони здоров’я Горішньоплавнівської  міської ради Полтавської області.

За 2017 рік прийнято на постійне зберігання 621 од. зб. управлінської документації.

На засідання ЕПК Державного архіву Полтавської області направлено описи на 621 од. зб. управлінської документації, а також описи на 232 од. зб. з особового складу, перероблений опис справ постійного зберігання Комсомольського міського суду за 1977-1991 рр. на 219 од. зб.  і перероблений опис справ з особового складу Комсомольського міського суду за 1977-1991 рр. на 34 од. зб.  Всі направлені описи схвалені, погоджені з ЕПК Державного архіву Полтавської області.

Протягом звітного періоду проведено 10 засідань експертної комісії архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області. На них розглянуто і схвалено 11 номенклатур справ, 3 інструкції з діловодства, 8 описів справ на управлінську документацію, 12 описів  справ з особового складу, 5 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, схвалено  подання начальника архівного відділу до Державного архіву Полтавської області щодо виключення зі списку №1 Управління ветеринарної медицини у м. Комсомольську, Відділу Держгеокадастру у м. Комсомольську, Професійного будівельного ліцею м. Комсомольська Департаменту освіти і науки Полтавської обласної державної адміністрації, Комсомольського відділення Української спілки в’язнів-жертв нацизму.

 Відповідно до плану роботи проведено:

- комплексних перевірянь – 3;тематичних – 3, контрольних - 2.

Працівниками архівного відділу надано 279 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів стосовно оформлення та ведення документації.

За сприяння архівного відділу, директором Державного архіву Полтавської області Гудим В.В. протягом року у Горішніх Плавнях проведено 3 навчальні семінари «Ділове українське мовлення та документування управлінської діяльності» щодо роз’яснення сучасних норм чинного законодавства у сфері архівної справи. На семінарах були присутні працівники експертних, діловодних та архівних служб установ – джерел формування НАФ та списку №2 (усього 20 слухачів).

Працівники архівного відділу брали участь:

у роботі сесій Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області;
у засіданнях апаратних нарад при міському голові;
у засіданнях колегій Державного архіву Полтавської області  (м. Полтава);
у засіданнях комітету забезпечення доступності людей з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до об’єктів соціальної та інженерно-транспортної інфраструктури.
За 2017 рік до архівного відділу надійшло 738 запитів соціально-правового та майнового характеру, виконано 738 запитів. З позитивним результатом виконано 726. На 12 запитів надана відповідь про відсутність документів в архіві.

Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році:

- стосовно надання архівних витягів із документів про виділення земельних ділянок, гаражів, погребів (з метою оформлення спадщини, приватизації, продажу тощо);

- стосовно найменування (перейменування) вулиць та провулків Комсомольська (з метою підтвердження адреси при оформленні дозвільних документів).

Громадянам, відповідно до заяв, надавались архівні довідки, завірені копії, архівні витяги з рішень Комсомольської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови щодо виділення земельних ділянок під індивідуальну забудову, надання дозволу на будівництво гаражів, затвердження актів про введення в експлуатацію будівель, перейменування вулиць, присвоєння поштової адреси та інші.

За 2017 рік із Трудового архіву архівного відділу було надано 903довідки про стаж роботи, ліквідацію підприємств, установ та організацій, про розмір заробітної плати для обчислення чи перерахунку пенсій, у тому числі 10 довідок про призначення пенсій на пільгових умовах.

Протягом 2017 року надавались консультації і роз’яснення громадянам, допомога у розшуку документів ліквідованих приватних підприємств, які з різних причин не здали документи на зберігання до архівного відділу.  

На виконання наказу директора Державного архіву Полтавської області від 02 жовтня 2017 р. №50 «Про введення в дію рішення колегії від 28.09.2017 №3/1 «Про діяльність архівних установ області щодо підтримки та розвитку української ідентичності» головним спеціалістом архівного відділу Пліндовою І.В. опубліковано статтю у громадсько-політичному тижневику «Громадська думка» (№42 (1418 за 18 жовтня 2017 р.) - «Українська ідентичність сьогодні як ознака морального здоров’я нації».

На офіційному сайті Горішньоплавнівської міської ради розміщено інформацію для громадян про графік роботи архівного відділу, звіт про роботу відділу за минулий рік, перелік послуг архівного відділу, список ліквідованих організацій, від яких надійшли документи на зберігання, зразки заповнення заявок користувача та інша інформація з актуальних питань.

З метою  зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу у 2017 році були встановлені протипожежні двері до архівосховища №1.

Начальник архівного відділу   Т.М. Нальотова

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2016 рік

Станом на 01.01.2017 р. в архівному відділі виконкому Комсомольської міської ради перебувають на зберіганні документи Національного архівного фонду про життєдіяльність міста за період з 1960 по 2013 роки:

управлінської документації – 24 фонди;
особового походження – 2 фонди.
Всього – 8 726 од. зберігання.

Також в архівному відділі перебуває на обліку 7253 одиниці зберігання з особового складу ліквідованих підприємств, організацій та установ.

Протягом року оправлено і підшито документи фонду №1 – виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області за 2013 рік,  закартоновано 131 од. зб.

У 2016 році на постійне зберігання прийнято документи 7 фондів:

фонд №1 – Виконавчий комітет Комсомольської міської ради Полтавської області (2013 рік);
фонд №5 – фінансове управління Комсомольської (Горішньоплавнівської) міської ради;
фонд №27 – професійний будівельний ліцей м. Комсомольська Департаменту освіти і науки Полтаської обласної державної адміністрації;
фонд №40 – відділ фізичної культури і спорту Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області;
фонд №41 – Комсомольське міське управління юстиції;
фонд №43 – відділ Держземагентства у м. Комсомольську
фонд №44 – Комсомольське відділення Української спілки в’язнів – жертв нацизму.
На виконання клопотання начальника відділу освіти Горішньоплавнівської (Комсомольської) міської ради Полтавської області, протягом січня-березня 2016 року працівниками архівного відділу були опрацьовані документи управлінської документації фонду №1 – Виконавчого комітету Комсомольської міської ради за 1961-2002 роки та з особового складу фонду №147 ЗАТ концерну «Інкомбуд» за 1961-1988 роки з метою сприяння дошкільним і шкільним навчальним закладам міста у підготовці інформації для реалізації історико-краєзнавчого проекту «Історія освіти і науки Полтавщини» («ПОЛТАВІКА»).

На виконання частини 4 розділу 5 «Прикінцевих та перехідних положень» закону України «Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років», рішення колегії Державної архівної служби України від 24.02.2016 №1/1 «Про підсумки роботи архівних установ і спеціальних установ страхового фонду документації у 2015 році та основні завдання на 2016 рік», відповідних листів Укрдержархіву від 24.03.2016 №01/878 «Про організацію проведення ревізії з метою виявлення архівної інформації репресивних органів» і директора Державного архіву полтавської області від 28.03.2016 №01/186 «Про організацію проведення ревізії з метою виявлення архівної інформації репресивних органів», протягом квітня-травня 2016 року в архівному відділі виконкому Горішньоплавнівської (Комсомольської) міської ради Полтавської області була проведена ревізія з метою виявлення архівної інформації репресивних органів.

В архівному відділі виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області зберігається управлінська документація 26 фондів, серед яких під дію закону України «Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років» потрапляє фонд №9 – прокуратура міста Комсомольська Полтавської області. Працівниками архівного відділу уважно вивчено документи постійного зберігання прокуратури міста Комсомольська за період 1977-1988 рр. у кількості 64 справи та встановлено наступне: архівної інформації репресивних органів у документах постійного зберігання прокуратури міста Комсомольська не виявлено.

За 2016 рік прийнято на постійне зберігання 597 од. зб. управлінської документації.

На засідання ЕПК Державного архіву Полтавської області направлено описи на 597 од. зб. управлінської документації, а також описи на 212 од. зб. з особового складу. Всі направлені описи схвалені, погоджені з ЕПК Державного архіву Полтавської області.

Протягом звітного періоду проведено 10 засідань експертної комісії архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської (Комсомольської) міської ради Полтавської області. На них розглянуто і схвалено 7 номенклатур справ, 1 положення про експертну комісію підприємств, установ та організацій, 1 положення про архівні підрозділи, 8 описів справ на управлінську документацію, 10 описів  справ з особового складу, 7 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, схвалено 2 подання до Державного архіву Полтавської області щодо виключення зі списку №1 Комсомольського міського управління юстиції та відділу фізичної культури і спорту Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області.

Відповідно до плану роботи проведено:

-  комплексних перевірянь – 3; тематичних – 3, контрольних - 2.

Працівниками архівного відділу надано 219 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів стосовно оформлення та ведення документації. 25 лютого 2016 року начальником архівного відділу був проведений навчальний семінар для працівників архівних підрозділів, служб діловодства юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської (Комсомольської) міської ради Полтавської області, із роз’ясненням основних вимог «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».

За сприяння архівного відділу, 25 травня 2016 року працівниками Державного архіву Полтавської області на базі ТОВ «Єристівський ГЗК» було проведено навчання для працівників діловодних і архівних служб ПрАТ «Полтавський ГЗК», ТОВ «Єристівський ГЗК» і ТОВ «Біланівський ГЗК» з питань діловодства та архівної справи.

6-7 жовтня 2016 року у Державному архіві Полтавської області відбулося стажування працівників діловодних і архівних служб, палітурників ПрАТ «Полтавський ГЗК», ТОВ «Єристівський ГЗК», ТОВ «Біланівський ГЗК» з питань діловодства та архівної справи. У ході стажування фахівці були ознайомлені з діяльністю Державного архіву Полтавської області та фондами, які він зберігає, законодавчими та нормативно-правовими актами з питань діловодства і архівної справи, порядком складання індивідуальних інструкцій з діловодства, номенклатур справ, положень про архівні підрозділи та експертні комісії, складанням і оформленням службових документів, тощо.

Працівники архівного відділу брали участь:

у нараді адміністративно-господарського активу міста Комсомольська;
у роботі Погоджувальної комісії щодо визначення варіантів назв міста для обговорення на громадських слуханнях;
у засіданнях колегій Державного архіву Полтавської області  (м. Полтава).
08 червня 2016 р. начальник архівного відділу Нальотова Т.М. брала участь (як делегат) у громадських слуханнях на тему «Обговорення назви міста».

За 2016 рік до архівного відділу надійшло 538 запитів соціально-правового та майнового характеру, виконано 538 запитів. З позитивним результатом виконано 526. На 12 запитів надана відповідь про відсутність документів в архіві.

Запити від юридичних осіб надходили з питань надання завірених копій рішень щодо надання дозволів підприємствам, установам та організаціям на будівництво промислових об’єктів, виділення землі під забудову, акти введення в експлуатацію об’єктів тощо.

Громадянам, відповідно до заяв, надавались архівні довідки, завірені копії, архівні витяги з рішень Комсомольської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови щодо виділення земельних ділянок під індивідуальну забудову, надання дозволу на будівництво гаражів, затвердження актів про введення в експлуатацію будівель, перейменування вулиць, присвоєння поштової адреси та інші.

За 2016 рік із Трудового архіву архівного відділу було надано 587 довідок про стаж роботи, ліквідацію підприємств, установ та організацій, про розмір заробітної плати для обчислення чи перерахунку пенсій, у тому числі 8 довідок про призначення пенсій на пільгових умовах.

Протягом 2016 року надавались консультації і роз’яснення громадянам, допомога у розшуку документів ліквідованих приватних підприємств, які з різних причин не здали документи на зберігання до архівного відділу.       

Із 16 по 23  лютого 2016 р. у читальній залі бібліотеки для дорослих демонструвалась фотовиставка «Герої не вмирають» з нагоди Дня вшанування подвигу Героїв Небесної Сотні (фотодокументи надані Державним архівом Полтавської області).

У червні 2016 р. до 20-ї річниці Конституції України головним спеціалістом  архівного відділу Пліндовою І.В. був записаний виступ на радіо «20 років Конституції України».

У серпні 2016 р. до 25-ї річниці Незалежності  України начальником  архівного відділу Нальотовою Т.М. була підготовлена публікація у громадсько-політичному тижневику «Громадська думка» (№33 (1357)) від 17 серпня 2016 р. «Наше місто в українській історії».

25 листопада 2016 р. начальником архівного відділу Нальотовою Т.М. був підготовлений виступ на радіо «Люди правди. Щоб світ знав!» - до дня вшанування пам’яті жертв Голодомору.

На офіційному сайті Комсомольської міської ради розміщено інформацію для громадян про графік роботи архівного відділу, звіт про роботу відділу за минулий рік, перелік послуг архівного відділу, список ліквідованих організацій, від яких надійшли документи на зберігання, зразки заповнення заявок користувача та інша інформація з актуальних питань.

З метою  зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу у 2016 році було придбано 120 картонажів для архівного зберігання документів НАФ та гігрометр «ВИТ-2».

Начальник архівного відділу Т.М. Нальотова

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області за 2015 рік

Станом на 01.01.2016р. в архівному відділі виконкому Комсомольської міської ради перебувають на зберіганні документи Національного архівного фонду про життєдіяльність міста за період з 1960 по 2012 роки:

-  управлінської документації – 23 фонди.

Всього – 8 129 од. зберігання.

Також в архівному відділі перебуває на обліку 7227одиниць зберігання з особового складу ліквідованих підприємств, організацій та установ.

Протягом року оправлено і підшито документи фонду №1 – виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області,  закартоновано 224 од. зб.

У 2015р. архівним відділом виконкому проведена робота щодо вивільнення додаткових площ в архівосховищі №1 (оптимально розміщено на стелажах документи фонду №1 – Комсомольської міської ради).

У 2015 році на постійне зберігання прийнято документи 5 фондів:

-  фонд №1 – Комсомольська міська рада Полтавської області;

- фонд №28 – комунальний позашкільний спеціалізований мистецький навчальний заклад «Дитяча музична школа Комсомольської міської ради»;

- фонд №39 – управління ветеринарної медицини в м. Комсомольську Полтавської області;

- фонд №20 – загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів №2 Комсомольської міської ради Полтавської області;

- фонд №15 – відділ статистики у м. Комсомольську Головного управління статистики у Полтавській області.

Прийнято на постійне зберігання 460 од. зб. управлінської документації.

На засідання ЕПК Державного архіву Полтавської області направлено описи на 460 од. зб. управлінської документації, а також описи на 513 од. зб. з особового складу. Всі направлені описи схвалені, погоджені з ЕПК Державного архіву Полтавської області.

Проведено 13 засідань експертної комісії архівного відділу виконкому Комсомольської міської ради Полтавської області. На них розглянуто і схвалено 23 номенклатури справ, 4 інструкції з діловодства, 5 положень про експертну комісію підприємств, установ та організацій, 2 положення про архівні підрозділи, 14 описів  справ з особового складу, 5 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, схвалено 1 подання до Державного архіву Полтавської області щодо виключення зі списку №1 відділу статистики у м. Комсомольську Головного управління статистики у Полтавській області (у зв’язку з реорганізацією установи шляхом приєднання до управління статистики міста Кременчука).

Відповідно до плану роботи проведено:

-  комплексних перевірянь – 5; тематичних – 3, контрольних - 3.

Працівники архівного відділу брали участь:

-  у нараді адміністративно-господарського активу міста Комсомольська;

-  у засіданнях комісії з питань найменування (перейменування) об’єктів внутрішньоміського середовища, увічнення подій та пам’яті видатних діячів в м. Комсомольську стосовно перейменування вулиць міста Комсомольська;

-  у засіданні зонально-методичної ради Державного архіву Полтавської області (7 квітня 2015р., м. Кременчук);

-  у засіданнях колегій Державного архіву Полтавської області (05.02.2015р., 16.06.2015р., 29.09.2015р., 17.11.2015р., м. Полтава).

Начальник архівного відділу Нальотова Т.М. з 16 по 18 листопада 2015р. пройшла навчання на тематичному короткостроковому семінарі «Актуальні питання державної політики щодо розвитку архівної галузі» у Полтавському обласному центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій (м. Полтава).

17 вересня 2015р. Нальотова Т.М. брала участь (як делегат) у громадських слуханнях на тему «Про перейменування міста Комсомольська».

  За 2015 рік надійшло 204 запити соціально-правового та майнового характеру, виконано 204 запити. З позитивним результатом виконано 196. На 8 запитів надана відповідь про відсутність документів в архіві.

  Виконано запитів від юридичних осіб - 176, надано 322 завірені копї документів.

Запити від юридичних осіб надходили з питань надання завірених копій рішень щодо надання дозволів підприємствам, установам та організаціям на будівництво промислових об’єктів, виділення землі під забудову, акти введення в експлуатацію об’єктів тощо.

  Громадянам, відповідно до заяв, надавались архівні довідки, завірені копії, архівні витяги з рішень Комсомольської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови щодо виділення земельних ділянок під індивідуальну забудову, надання дозволу на будівництво гаражів, затвердження актів про введення в експлуатацію будівель, перейменування вулиць, присвоєння поштової адреси та інші.

  За 2015 рік із Трудового архіву архівного відділу було надано 865 довідок про стаж роботи, ліквідацію підприємств, установ та організацій, про розмір заробітної плати для обчислення чи перерахунку пенсій, у тому числі 4 довідки про призначення пенсій на пільгових умовах.

Працівники архівного відділу надавали методичну допомогу щодо  проведення експертизи цінності документів арбітражному керуючому – ліквідатору акціонерного товариства закритого типу «Інкомбуд» (колишній трест «Кременчукрудбуд») Кирик О.В. У результаті: відповідно до акта приймання–передавання справ від 20.03.2015р. №147 прийнято на зберігання 2500 справ з особового складу та 212 справ постійного зберігання АТЗТ «Інкомбуд». Всього працівниками архівного відділу надано 17 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів стосовно оформлення та ведення документації.

  Протягом 2015 року надавались консультації і роз’яснення громадянам, допомога у розшуку документів ліквідованих приватних підприємств, які з різних причин не здали документи на зберігання до архівного відділу.       

У квітні 2015р. працівниками архівного відділу з нагоди святкування  55-річчя Комсомольська у фойє великої зали міськвиконкому була розміщена  фотовиставка «Вони будували Комсомольськ» (на основі фотодокументів фірми «Інкомбуд» (тресту «Кременчукрудбуд»).

У травні 2015р. начальником архівного відділу виконкому Комсомольської міської ради Полтавської області Нальотовою Т.М. підготовлена стаття «70-річчю Перемоги присвячується», яка була розміщена  у громадсько-політичному тижневику «Громадська думка» (№18 (1291) від 6 травня 2015р.). При підготовці статті були використані фото, надані Державним архівом Полтавської області («Переправа через Дніпро. Жовтень 1943 року», «Подолання бійцями Радянської Армії водного рубежу. Вересень 1943 року»).

У червні 2015р. до 19-ї річниці Конституції України начальником архівного відділу Нальотовою Т.М. був підготовлений виступ на радіо «Конституція України як основа державотворення».

У липні 2015р. до 25-ї річниці проголошення Декларації про державний суверенітет України головним спеціалістом архівного відділу Пліндовою І.В. був підготовлений виступ на радіо «Становлення незалежності України».

На сторінках тижневика «Громадська думка» №52 від 31 грудня 2014р. з нагоди Дня працівників архівних установ України було розміщено інформацію про роботу архівного відділу виконкому Комсомольської міської ради Полтавської області та роз’яснено найбільш актуальні питання,  що порушуються громадянами під час звернень до архівного відділу.

На офіційному сайті Комсомольської міської ради розміщено інформацію для громадян про графік роботи архівного відділу, звіт про роботу відділу за минулий рік, перелік послуг архівного відділу, список ліквідованих організацій, від яких надійшли документи на зберігання, зразки заповнення заявок користувача та інша інформація з актуальних питань.

З метою  зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу придбано 120 картонажів для архівного зберігання документів НАФ.

Начальник архівного відділу Т.М. Нальотова

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області за 2014 рік

Станом на 01.01.2015р. в архівному відділі виконкому Комсомольської міської ради перебувають на зберіганні документи Національного архівного фонду про життєдіяльність міста за період з 1961 по 2011 роки, всього 8 366 од. зб., у тому числі періоду незалежності – 225 од.

Також в архівному відділі перебуває на обліку 4247 одиниць зберігання з особового складу ліквідованих підприємств, організацій та установ.

  Протягом року оправлено і підшито документи фонду №1 – виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області,  закартоновано 160 од. зб.

  Проведено перевіряння наявності і фізичного стану документів 5 фондів (при плані 5 фондів).

  Прийнято на постійне зберігання 205 од. зб. управлінської документації.

  На засідання ЕПК Державного архіву Полтавської області направлено описи на 205 од. зб. управлінської документації, а також описи на 138 од. зб. з особового складу. Всі направлені описи схвалені, погоджені з ЕПК Державного архіву Полтавської області.

  Проведено 12 засідань експертної комісії архівного відділу. На них розглянуто і схвалено 23 номенклатури справ, 1 інструкція з діловодства, 2 положення про експертну комісію підприємств, установ та організацій, 2 положення про архівний підрозділ, 5 описів  з особового складу, 6 актів на знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, схвалено описи Окружної виборчої комісії з виборів народних депутатів України територіального виборчого округу №150 (16 одиниць – постійного терміну зберігання, 207 одиниць – тимчасового зберігання і 34 одиниці – з особового складу).

Працівники архівного відділу надавали методичну допомогу щодо  проведення експертизи цінності документів арбітражному керуючому – ліквідатору акціонерного товариства закритого типу «Інкомбуд» (колишній трест «Кременчукрудбуд») Кирик О.В. У результаті: проведено експертизу цінності документів підприємства, підготовлено і схвалено на засіданні ЕК архівного відділу акт про вилучення до знищення документів АТЗТ «Інкомбуд», не внесених до Національного архівного фонду.

  Відповідно до плану роботи проведено:

- комплексних перевірянь – 5; тематичних – 3, контрольних -2.

На виконання  наказу  директора Державного архіву Полтавської області В.В. Гудим  від 13.06.2014р. №30, начальником архівного відділу Нальотовою Т.М. 30 жовтня  2014р. був проведений семінар-навчання з організації самостійного впорядкування документів із відповідальними за діловодство в установах, підприємствах, організаціях, які знаходяться у зоні комплектування  архівного відділу виконкому Комсомольської міської ради Полтавської області.

Працівники архівного відділу брали участь у семінарах, що проводились у міськвиконкомі:

«Актуальні проблеми конституційної реформи та територіальної організації влади».
«Особливості роботи в мережі під керуванням домену OS Windows. Використання пакету Open Offise, MS Offise. Інформаційна безпека».
Основні вимоги ДСТУ ISO 9001-2009 до систем управління якістю.
 

Начальник архівного відділу брала участь (як делегат) у громадських слуханнях на тему «Доцільність розташування пам’ятника В.І. Леніну на площі біля будівлі Комсомольської міської ради Полтавської області», що відбувались у м. Комсомольську 13 листопада 2014р.

  За 2014 рік надійшло 118 запитів соціально-правового та майнового характеру, виконано 118 запитів. З позитивним результатом виконано 110. На 8 запитів надана відповідь про відсутність документів в архіві.

  Виконано запитів від юридичних осіб - 176, надано 362 копії документів.

  Запити від юридичних осіб надходили з питань надання завірених копій рішень щодо надання дозволів підприємствам, установам та організаціям на будівництво промислових об’єктів, виділення землі під забудову, акти введення в експлуатацію об’єктів тощо.

  Громадянам, відповідно до заяв, надавались архівні довідки, завірені копії, архівні витяги з рішень Комсомольської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови щодо виділення земельних ділянок під індивідуальну забудову, надання дозволу на будівництво гаражів, затвердження актів про введення в експлуатацію будівель, перейменування вулиць, присвоєння поштової адреси, виділення житлової площі та інші.

  За 2014 рік із Трудового архіву архівного відділу було надано 988 довідок про стаж роботи, ліквідацію підприємств, установ та організацій, про розмір заробітної плати для обчислення чи перерахунку пенсій, у тому числі 8 довідок про призначення пенсій на пільгових умовах.

  Працівниками архівного відділу проводились заходи до 200-річчя з дня народження Т.Г. Шевченка та 70-річчя визволення України від німецько-фашистських загарбників (проведені радіопередача та урок у гімназії ім. В.О. Ніжніченка).

З метою  зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу придбано 108 картонажів для архівного зберігання документів НАФ.

Начальник архівного відділу Т.М. Нальотова