Послуги архівного відділу

ПОСЛУГИ АРХІВНОГО ВІДДІЛУ

ВИКОНКОМУ ГОРІШНЬОПЛАВНІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

ПОЛТАВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

Архівний відділ виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області виконує запити соціально-правового характеру, серед них:

  -  запити щодо підтвердження чи встановлення трудового стажу, заробітної плати;

  - освіти та навчання (у Комсомольському гірничо-металургійному технікумі за 1978-1982 навчальні роки);

  - запити про підтвердження права власності на майно (погреби, гаражі);

  - про підтвердження права користування земельною ділянкою, тощо.

 

Формою відповіді на запити є архівна довідка або архівний витяг чи архівна копія (якщо цього потребує запит).

 

Соціально-правові запити спрямовані на соціальний захист та забезпечення прав громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства як на території України, так і за її межами, а також задоволення інтересів населення, пов’язаних із доступом до ретроспективної документної інформації, є одним із ключових напрямків роботи архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області.

 

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд  та архівні установи» (ст.35) запити соціально-правового характеру виконуються безкоштовно.

Відповідно до розділу VI Використання архівного фонду «Правил роботи архівних установ України», зареєстрованих Міністерством юстиції України 10 квітня 2013р. за №584/23116, на виконання наказу від 02.03.2015р. №295/5 Міністерства юстиції України «Про затвердження Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів)», наказу міністерства юстиції України та міністерства закордонних справ України від 21.09.2015р. №1786/5/272 «Про затвердження Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства», усі запити розглядаються архівним відділом виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за умови наявності таких відомостей:

 

  1) Прізвища, імені, по батькові заявника;

  2) поштової адреси та контактного телефону заявника;

  3) повного викладення суті питання.

 

Начальник архівного відділу                                                       Т.М. Нальотова

 




Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2018 рік


Станом на 01.01.2019 р. в архівному відділі виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області перебувають на зберіганні документи Національного архівного фонду про життєдіяльність міста за період з 1961 по 2015 роки: 

-управлінської документації – 26 фондів;

-особового походження – 3 фонди.

Станом на 01.01.2018 р. в архіві на обліку перебувало 9840 справ управлінської документації, з них 526 – періоду незалежності. За 2018 рік на архівне зберігання прийнято 280 справ, з них 58 справ – періоду незалежності (Управління охорони здоров’я Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області). Станом на 01.12.2018 р. на обліку перебувало 10120 справ управлінської документації, із них 584 справи – періоду незалежності.

Також в архівному відділі перебуває на обліку 8623 одиниці зберігання з особового складу ліквідованих підприємств, організацій та установ.

Основні показники Плану розвитку архівної справи на 2018 рік виконані. 

Протягом року оправлено,   підшито і закартоновано документи фонду №1 – виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області за 2015 рік у кількості 157 од. зб. 

У 2018 році на постійне зберігання прийнято документи 3 фондів:

- фонду №1 – Виконавчий комітет Комсомольської міської ради Полтавської області (2015 рік);

-фонду №4 – Відділ освіти Комсомольської міської ради Полтавської області (2011-2015 н.р.);

- фонду №38 – Управління охорони здоров’я Комсомольської міської ради Полтавської області (2011-2015 рр.)

У 2018 році перевірялася наявність справ та їх фізичний стан таких фондів: 

-№38 - Управління охорони здоров’я Комсомольської міської ради Полтавської області;

- №29 – Дмитрівської сільської ради;

- №4 – Відділу освіти Комсомольської міської ради Полтавської області. 

          За 2018 рік прийнято на постійне зберігання 280 од. зб. управлінської документації.

Протягом звітного періоду проведено 10 засідань експертної комісії архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області. На них розглянуто і схвалено описів на управлінську документацію у кількості 722 од. зб. (із них – описів справ постійного зберігання управлінської документації - на 280 од. зб., перероблених описів постійного зберігання Комсомольського міського суду - на 370 од. зб., які схвалено на засіданнях ЕПК Державного архіву Полтавської області); описів справ з особового складу підприємств, що ліквідувалися – на 196 од. зб.; актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 10434 од. зб. (4 386 позицій);  7 номенклатур справ, 1 інструкція з діловодства, схвалено  подання начальника архівного відділу до Державного архіву Полтавської області щодо виключення зі списку №1 – джерел формування НАФ – Комсомольського політехнічного коледжу ім. М.В. Остроградського. На засіданні ЕПК Державного архіву Полтавської області №9 від 26.07.2018 схвалено списки №№1,2,3 юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають (і які не передають) документи до архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області; на засіданні ЕПК Державного архіву Полтавської області №5 від 26.04.2018 погоджено акт №1 про вилучення для знищення документів тимчасового зберігання, не внесених до НАФ, Окружної виборчої комісії виборчого округу №150 з виборів народних депутатів України  у 2012 році (у кількості 123 бокси). 

Відповідно до плану роботи проведено:

-комплексних перевірянь – 1; тематичних – 3, контрольних - 2. 

Працівниками архівного відділу надано 168 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів, а також юридичним і фізичним особам  стосовно оформлення та ведення ділової документації. 

Працівники архівного відділу брали участь:

  • у роботі сесій Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області;

  • у засіданнях апаратних нарад при міському голові;

  • у засіданнях колегій Державного архіву Полтавської області  (м. Полтава); 

  • у засіданнях комісії з питань найменування (перейменування) об’єктів внутрішньоміського середовища, увічнення подій та пам’яті видатних діячів у м. Горішні Плавні;

  • у засіданнях Комітету забезпечення доступності  людей з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до об’єктів соціальної та інженерно-транспортної інфраструктури.

На виконання доручення міського голови, протягом 2018 року працівниками архівного відділу була проведена робота щодо пошуку, виявлення та укладення договору на упорядкування документів ліквідованого підприємства ДП «Комсомольськстальмонтаж» ЗАТ «НДВП Криворіжстальконструкція» (КСУ-40). Планується прийняти на зберігання документи з особового складу цього  підприємства від ліквідатора у 2019 році. 

За 2018 рік до архівного відділу надійшло 276 запитів соціально-правового та майнового характеру, виконано 276 запитів. З позитивним результатом виконано 264. На 12 запитів надана відповідь про відсутність документів в архіві.

Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році: 

- стосовно надання архівних витягів із документів про виділення земельних ділянок, гаражів, погребів (з метою оформлення спадщини, приватизації, продажу тощо);

- стосовно найменування (перейменування) вулиць та провулків Комсомольська (з метою підтвердження адреси при оформленні дозвільних документів).

Громадянам, відповідно до заяв, надавались архівні довідки, завірені копії, архівні витяги з рішень Комсомольської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови щодо виділення земельних ділянок під індивідуальну забудову, надання дозволу на будівництво гаражів, затвердження актів про введення в експлуатацію будівель, перейменування вулиць, присвоєння поштової адреси та інші. 

    За 2018 рік із Трудового архіву архівного відділу було надано 728 довідок про стаж роботи, ліквідацію підприємств, установ та організацій, про розмір заробітної плати для обчислення чи перерахунку пенсій, у тому числі 7 довідок про призначення пенсій на пільгових умовах.

            Протягом 2018 року надавались консультації і роз’яснення громадянам, допомога у розшуку документів ліквідованих приватних підприємств, які з різних причин не здали документи на зберігання до архівного відділу.   

Постійно поповнюється і оновлюється база даних щодо місцезнаходження документів з особового складу ліквідованих підприємств та організацій.

Архівний відділ активно співпрацює із юридичним відділом, Відділом державної реєстрації, Кременчуцьким об’єднаним управлінням Пенсійного фонду України Полтавської області. Так, у 2018 році проведено 38 звірок щодо обґрунтованості  видачі архівних довідок для обчислення  пенсії, видано у користування працівникам Пенсійного фонду 438 од. зб. 

У 2018 році головним спеціалістом архівного відділу Пліндовою І.В. був підготовлений виступ на радіо до 80-х роковин Великого терору – масових політичних репресій у 1937-1938 років; опубліковано статтю начальника архівного відділу Нальотової Т.М. у громадсько-політичному тижневику «Громадська думка» (№47 (1475 за 21 листопада 2018 р.) до 85-х роковин Голодомору 1932-1933 років в Україні.

На офіційному сайті Горішньоплавнівської міської ради розміщено інформацію для громадян про графік роботи архівного відділу, звіт про роботу за попередні  роки, перелік послуг архівного відділу, список ліквідованих організацій, від яких надійшли документи на зберігання, зразки заповнення заявок користувача та інша інформація з актуальних питань.

    З метою   зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу, протягом 2018 року в архівосховищі №1 відбулась заміна стелажного обладнання на нове. Через це місткість даного сховища зросла з 15 000 од. зб. до 20 000 од. зб.;  загальна протяжність стелажного обладнання зросла зі 160 пог. м. до 181 пог. м.; змінилась ступінь заповнення стелажного обладнання (із 73% до 65% відповідно). Також в архівосховищі №1 замінено освітлення на нове (встановлено LED-лампи). 

          З метою раціонального використання існуючої площі та оптимального розміщення документів, працівниками архівного відділу у звітному році здійснено переміщення 44 фондів НАФ в архівосховищі №1, заведено нові пофондові і топографічні покажчики. 




Начальник архівного відділу                                                 Т.М. Нальотова

  


 

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2017 рік

  



 

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області

за 2016 рік

   


 

 

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області за 2015 рік


 

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області за 2014 рік

 

Сторінка 1 з 5 | Наступна сторінка