Послуги архівного відділу

Архівний відділ виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області


Дні прийому: вт, чт, з 8-00 до 17-00, перерва: з 12-00 до 13-00
Тел. (05348) 6-16-81.
e-mail: arhiv@hp-rada.gov.ua

ПОСЛУГИ АРХІВНОГО ВІДДІЛУ

ВИКОНКОМУ ГОРІШНЬОПЛАВНІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

ПОЛТАВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

Архівний відділ виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області виконує запити соціально-правового характеру, серед них:

  -  запити щодо підтвердження чи встановлення трудового стажу, заробітної плати;

  - освіти та навчання (у Комсомольському гірничо-металургійному технікумі за 1978-1982 навчальні роки);

  - запити про підтвердження права власності на майно (погреби, гаражі);

  - про підтвердження права користування земельною ділянкою, тощо.

 

Формою відповіді на запити є архівна довідка або архівний витяг чи архівна копія (якщо цього потребує запит).

 

Соціально-правові запити спрямовані на соціальний захист та забезпечення прав громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства як на території України, так і за її межами, а також задоволення інтересів населення, пов’язаних із доступом до ретроспективної документної інформації, є одним із ключових напрямків роботи архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області.

 

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд  та архівні установи» (ст.35) запити соціально-правового характеру виконуються безкоштовно.

Відповідно до розділу VI Використання архівного фонду «Правил роботи архівних установ України», зареєстрованих Міністерством юстиції України 10 квітня 2013р. за №584/23116, на виконання наказу від 02.03.2015р. №295/5 Міністерства юстиції України «Про затвердження Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів)», наказу міністерства юстиції України та міністерства закордонних справ України від 21.09.2015р. №1786/5/272 «Про затвердження Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства», усі запити розглядаються архівним відділом виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за умови наявності таких відомостей:

 

  1) Прізвища, імені, по батькові заявника;

  2) поштової адреси та контактного телефону заявника;

  3) повного викладення суті питання.

 

Начальник архівного відділу                                                       Т.М. Нальотова



Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2019 рік


Станом на 01.01.2020 р. в архівному відділі виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області перебувають на зберіганні документи Національного архівного фонду про життєдіяльність міста за період з 1961 по 2016 роки: 
-управлінської документації – 27 фондів;
-особового походження – 3 фонди.
Станом на 01.01.2019 р. в архіві на обліку перебувало 10120 справ управлінської документації, з них 584 – періоду незалежності. За 2019 рік на архівне зберігання прийнято 443  справи управлінської документації. Станом на 01.12.2019 р. на обліку перебувало 10563 справ управлінської документації, із них 584 справ – періоду незалежності.
Також в архівному відділі перебуває на обліку 9554 одиниці зберігання з особового складу ліквідованих підприємств, організацій та установ.
Основні показники Плану розвитку архівної справи на 2019 рік виконані. 
Протягом року оправлено, закартоновано і прийнято на зберігання документи фондів:
- №6 – Горішньоплавнівської міської лікарні за 2014-2018 рр. у кількості 92 од. зб.;
-№45 – Управління по інвестиціях та будівництву Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 1997-2016 рр. у кількості 341 справа.
          За 2019 рік прийнято на постійне зберігання 443 од. зб. управлінської документації.
          У 2019 році завершено роботу з виконання Програми   здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2009-2019 роки. Перевірено наявність та стан документів, про що складено відповідні акти; складено акти про технічні помилки в облікових документах, а також звірено комплектність описів справ.
Таким чином, План заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2009-2019 роки, виконано у повному обсязі. 
Необлікованих справ, таких, що знаходяться у розшуку та потребують дезінфекції, реставрації, оправлення,  - не виявлено.  
Протягом 2019 року проведено 12 засідань експертної комісії архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області. На них розглянуто і схвалено описів на управлінську документацію у кількості 1179 од. зб. (із них – описів справ постійного зберігання управлінської документації - на 443 од. зб., перероблених описів постійного зберігання Комсомольського міського суду - на 711 од. зб., які схвалено на засіданнях ЕПК Державного архіву Полтавської області); описів справ з особового складу підприємств, що ліквідувалися – на 866 од. зб.; актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 6066 од. зб. (5832 позицій);  5 номенклатур справ, 1 інструкція з діловодства, 1  Положення про ЕК, 1 Положення про архівний підрозділ. 
На засіданні ЕПК Державного архіву Полтавської області №9 від 25.06.2019 погоджено акти №№1,2 про вилучення для знищення документів тимчасового зберігання, не внесених до НАФ, Окружної виборчої комісії одномандатного виборчого округу №150 з виборів народних депутатів України  до Верховної Ради України від 26  жовтня 2014 року (у кількості 269 боксів та 207 справ). 
Відповідно до плану роботи відділу проведено:
-комплексних перевірянь – 1; тематичних – 2, контрольних - 1. 
Працівниками архівного відділу надано 117 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів, а також юридичним і фізичним особам   стосовно оформлення та ведення ділової документації. 
Начальником архівного відділу виконкому Нальотовою Т.М. у лютому 2019 року проведено навчальний семінар для представників діловодних служб та відповідальних за архівну справу з питань складення номенклатури справ. 
Працівники архівного відділу брали участь:

  • у роботі сесій Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області;

  • у засіданнях апаратних нарад при міському голові;

  • у засіданнях колегій Державного архіву Полтавської області  (м. Полтава); 

  • у засіданнях комісії з питань найменування (перейменування) об’єктів внутрішньоміського середовища, увічнення подій та пам’яті видатних діячів у м. Горішні Плавні.

На виконання доручення міського голови, у 2019 році тривала робота щодо прийняття на зберігання  документів ліквідованого підприємства ДП «Комсомольськстальмонтаж» ЗАТ «НДВП Криворіжстальконструкція» 
(КСУ-40). 
У березні 2019 року документи з кадрових питань (особового складу) цього підприємства у кількості 298 справ були прийняті на зберігання до архівного відділу. 
За 2019 рік до архівного відділу надійшло 193 запити соціально-правового та майнового характеру, виконано 193 запити. Із позитивним результатом виконано 189. На 4 запити надана відповідь про відсутність документів в архіві.
Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році: 
- стосовно надання архівних витягів із документів про виділення земельних ділянок, гаражів, погребів (з метою оформлення спадщини, приватизації, продажу тощо);
- стосовно найменування (перейменування) вулиць та провулків Комсомольська (з метою підтвердження адреси при оформленні дозвільних документів).
Громадянам, відповідно до заяв, надавались архівні довідки, завірені копії, архівні витяги з рішень Комсомольської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови щодо виділення земельних ділянок під індивідуальну забудову, надання дозволу на будівництво гаражів, затвердження актів про введення в експлуатацію будівель, перейменування вулиць, присвоєння поштової адреси та інші. 
  За 2019 рік із Трудового архіву архівного відділу було надано 1456 (!!!) довідок про стаж роботи, ліквідацію підприємств, установ та організацій, про розмір заробітної плати для обчислення чи перерахунку пенсій, у тому числі 28 довідок про призначення пенсій на пільгових умовах.
            Протягом 2019 року надавались консультації і роз’яснення громадянам, допомога у розшуку документів ліквідованих приватних підприємств, які з різних причин не здали документи на зберігання до архівного відділу.   
Постійно поповнюється і оновлюється база даних щодо місцезнаходження документів з особового складу ліквідованих підприємств та організацій.
Архівний відділ активно співпрацює із юридичним відділом, Відділом державної реєстрації, Кременчуцьким об’єднаним управлінням Пенсійного фонду України Полтавської області. Так, у 2019 році проведено 44 звіряння щодо обґрунтованості  видачі архівних довідок для обчислення  пенсії, видано у користування працівникам Пенсійного фонду 459 справ. 
У 2019 році начальником архівного відділу Нальотовою Т.М. був підготовлений виступ на радіо до Дня працівників архівних установ (24.12.2019).
На офіційному сайті Горішньоплавнівської міської ради розміщено інформацію для громадян про графік роботи архівного відділу, звіт про роботу за попередні  роки, перелік послуг архівного відділу, список ліквідованих організацій, від яких надійшли документи на зберігання, зразки заповнення заявок користувача та інша інформація з актуальних питань.
    З метою   зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу, у грудні 2019 року у новостворених  архівосховищах №№4,5 встановлено автоматичну сигналізацію пожежогасіння, придбано 50 архівних коробок.
          
Начальник архівного відділу                                                 Т.М. Нальотова



Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2018 рік

   


 

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2017 рік

  



 

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області

за 2016 рік

   


 

 

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області за 2015 рік


 

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області за 2014 рік

 

Сторінка 1 з 5 | Наступна сторінка