Послуги архівного відділу

Архівний відділ виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області


Дні прийому: вт, чт, з 8-00 до 17-00, перерва: з 12-00 до 13-00
 

Тел. (05348) 6-16-81. 
e-mail: arhiv@hp-rada.gov.ua

ПОСЛУГИ АРХІВНОГО ВІДДІЛУ

ВИКОНКОМУ ГОРІШНЬОПЛАВНІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

КРЕМЕНЧУЦЬКОГО РАЙОНУ ПОЛТАВСЬКОЇ ОБЛАСТІ 

 

Архівний відділ виконкому Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області виконує запити соціально-правового характеру, серед них:

  -  запити щодо підтвердження чи встановлення трудового стажу, заробітної плати;

  - освіти та навчання (у Комсомольському гірничо-металургійному технікумі за 1978-1982 навчальні роки);

  - запити про підтвердження права власності на майно (погреби, гаражі);

  - про підтвердження права користування земельною ділянкою, тощо.

 

Формою відповіді на запити є архівна довідка або архівний витяг чи архівна копія (якщо цього потребує запит).

 

Соціально-правові запити спрямовані на соціальний захист та забезпечення прав громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства як на території України, так і за її межами, а також задоволення інтересів населення, пов’язаних із доступом до ретроспективної документної інформації, є одним із ключових напрямків роботи архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області.

 

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд  та архівні установи» (ст.35) запити соціально-правового характеру виконуються безкоштовно.

Відповідно до розділу VI Використання архівного фонду «Правил роботи архівних установ України», зареєстрованих Міністерством юстиції України 10 квітня 2013р. за №584/23116, на виконання наказу від 02.03.2015р. №295/5 Міністерства юстиції України «Про затвердження Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів)», наказу міністерства юстиції України та міністерства закордонних справ України від 21.09.2015р. №1786/5/272 «Про затвердження Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства», усі запити розглядаються архівним відділом виконкому Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області за умови наявності таких відомостей:

 

  1) Прізвища, імені, по батькові заявника;

  2) поштової адреси та контактного телефону заявника;

  3) повного викладення суті питання.


 

Внесено зміни до Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02.03.2015 №295/5. 

Із 03 лютого 2021 року, відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 19.01.2021 №232/5, архівний відділ виконкому Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області виконує запити від фізичних осіб за умови зазначення:

  • прізвища, імені, по батькові заявника;
  • місця фактичного проживання;
  • поштового індексу національного оператора поштового зв’язку;
  • адреси електронної пошти (за наявності);
  • контактного номеру телефону;
  • теми запитання;
  • хронологічних рамок запитуваної інформації. 

Запити, оформлені без указаних вище вимог, а також надіслані з ресурсів mail.rurambler.ruyandex.ruyandex.ua до розгляду не приймаються.




Начальник архівного відділу                                                       Т.М. Нальотова



ПОЛОЖЕННЯ про архівний відділ виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області (у новій редакції)

   

   

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету 

Горішньоплавнівської міської ради Кременчуцького району Полтавської області 

за 2020 рік

Станом на 01.01.2020 р. в архівному відділі виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області перебувають на зберіганні документи Національного архівного фонду про життєдіяльність міста за період з 1961 по 2017 роки: 

-управлінської документації – 28 фондів;

-особового походження – 3 фонди.

У 2020 році вперше прийнято на зберігання документи Управління архітектури і містобудування Горішноплавнівської міської ради Полтавської області за 1997-2017 роки у кількості 178 справ.

Станом на 01.01.2020 р. в архіві на обліку перебувало 9851 справа управлінської документації, з них 925 – періоду незалежності. 

Станом на 01.12.2020 р. на обліку перебувало 10271 справа управлінської документації, із них 1103 справ – періоду незалежності.

В архівному відділі перебуває на обліку 9646 одиниць зберігання з особового складу ліквідованих підприємств, організацій та установ, а також документи тимчасового зберігання - Окружної виборчої комісії з виборів народних депутатів України одномандатного виборчого округу №150 за 2019 рік (112 справ тимчасового зберігання, 262 мішки з бюлетенями і 10 коробок зі списками виборців), Горішньоплавнівської міської територіальної виборчої комісії Кременчуцького району Полтавської області за 2020 рік (100 мішків з бюлетенями і 25 пакетів зі списками виборців).

Основні показники Плану розвитку архівної справи на 2020 рік виконані. 

Протягом року оправлено, закартоновано і прийнято на зберігання документи фондів:

- №1 – Виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2016 рік  у кількості 151 од. зб.;

-№29 – Дмитрівської сільської ради міста Горішні Плавні Полтавської області за 2013-2017 рр. у кількості 91 од. зб. ;

-№46 – Управління архітектури і містобудування  Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 1997-2017 рр. у кількості 178 од. зб.

Всього за 2020 рік прийнято на постійне зберігання 420 од. зб. управлінської документації.

Відповідно до  Програми   здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2020-2024 роки,  у 2020 році  перевірено наявність та стан документів фонду №44 – Комсомольського відділення Української спілки в’язнів-жертв фашизму.

Необлікованих справ, таких, що знаходяться у розшуку та потребують дезінфекції, реставрації, оправлення,  - не виявлено.  

Протягом 2020 року проведено 11 засідань експертної комісії архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області. 

На засіданнях ЕК архівного відділу виконкому Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області розглянуто та схвалено описів на управлінську документацію у кількості  835 од. зб. 

Так, схвалено:

-    описів справ постійного зберігання на 835 од. зб.;

- перероблених описів постійного зберігання Комсомольського міського суду – 392 од. зб.;

  • описів справ з особового складу  на  236 од. зб.;

  • описів справ з особового складу підприємств, що ліквідувалися – 

на 92 од. зб.;

  • актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, у кількості 28019 справ, 229515 карток; 

  • номенклатур справ підприємств, установ і організацій – джерел комплектування архівного відділу –   7;

  • номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій – 3;

  • інструкції з діловодства - 4;

  • подання про виключення зі списку №1 (виборчі комісії) – 2.

В умовах адаптованого карантину комплексні, тематичні та контрольні перевірки щодо здійснення контролю за станом діловодства та архівної справи в юридичних особах – джерелах формування НАФ, не проводились.

Проведено 2 огляди забезпечення збереженості документів НАФ та стану діловодства – Управлінні архітектури і містобудування Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області та Виконавчому комітеті Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області.

Працівниками архівного відділу надано 80 консультацій працівникам діловодних служб і архівних підрозділів, а також юридичним і фізичним особам   стосовно оформлення та ведення ділової документації. 

У 2020 році навчальні семінари  архівним відділом не проводились.

Працівники відділу з 15.04.2020 р. по 10.09.2020 р. пройшли курс підвищення кваліфікації за спеціальною короткостроковою програмою з питань реалізації Національної стратегії у сфері прав людини, запобігання торгівлі людьми, та виконали навчальну програму в обсязі 30 годин (1 кредит ЄКТС) й успішно склали тест.

Палітурником документів архівного відділу оправлено та підшито 151 од. зб. фонду №1 – Виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2016 рік.

За 2020 рік до архівного відділу надійшло 104 запити соціально-правового та майнового характеру, виконано 104 запити. 

Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році: 

- стосовно надання архівних витягів із документів про виділення земельних ділянок, гаражів, погребів (з метою оформлення спадщини, приватизації, продажу тощо);

- стосовно найменування (перейменування) вулиць та провулків Комсомольська (з метою підтвердження адреси при оформленні дозвільних документів).

Громадянам, відповідно до заяв, надавались архівні довідки, завірені копії, архівні витяги з рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови щодо виділення земельних ділянок під індивідуальну забудову, надання дозволу на будівництво гаражів, затвердження актів про введення в експлуатацію будівель, перейменування вулиць, присвоєння поштової адреси та інші. 

  За 2020 рік із Трудового архіву архівного відділу було надано 1076 довідок про стаж роботи, ліквідацію підприємств, установ та організацій, про розмір заробітної плати для обчислення чи перерахунку пенсій, у тому числі 42 довідки про призначення пенсій на пільгових умовах.

Протягом 2020 року надавались консультації і роз’яснення громадянам, допомога у розшуку документів ліквідованих приватних підприємств, які з різних причин не здали документи на зберігання до архівного відділу.  

Постійно поповнюється і оновлюється база даних щодо місцезнаходження документів з особового складу ліквідованих підприємств та організацій.

Архівний відділ активно співпрацює із юридичним відділом, Відділом державної реєстрації, представниками Головного управління Пенсійного фонду України Полтавської області у Горішніх Плавнях. 

Так, у 2020 році проведено 40 звірянь щодо обґрунтованості  видачі архівних довідок для обчислення  пенсії, видано у користування працівникам Пенсійного фонду 255 справ. 

У травні 2020 року начальником архівного відділу Нальотовою Т.М. був підготовлений виступ на радіо з повідомленням, куди звертатись громадянам за отриманням тієї чи іншої архівної довідки, і як правильно робити письмові та електронні запити до архіву в умовах адаптованого карантину.

На офіційному сайті Горішньоплавнівської міської ради у рубриці «Послуги архівного відділу» вказано службовий номер телефону архіву та адресу ел. пошти, куди громадяни можуть звертатися за консультацією, а також іншу актуальну інформацію: Положення про відділ, звіт про роботу відділу за   роки, перелік послуг архівного відділу, список установ – джерел формування НАФ, список ліквідованих підприємств, від яких надійшли документи на зберігання, зразки заповнення заявок від користувачів та інше. 

         

Начальник відділу                                                               Тетяна   НАЛЬОТОВА

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2019 рік

 

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2018 рік

   

 

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області за 2017 рік

  


 

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Горішньоплавнівської міської ради Полтавської області

за 2016 рік

   

 

 

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області за 2015 рік

 

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Комсомольської міської ради Полтавської області за 2014 рік

 

Сторінка 1 з 5 | Наступна сторінка